《我国数字图书馆标准规范建设》项目工作条例（暂行）

（2002年9月）

　　本条例对中央级科研院所科技基础性工作专项资金重点项目《我国数字图书馆标准规范建设》（以下简称项目）的组织、运行和管理作出规定。

1．项目组织机制

　　1.1 项目研究采取联合、开放和共享方式，由项目协调组、总项目组和若干子项目工作组共同组成，通过开放性和工程化的标准规范制定机制予以实施。

　　1.2 项目协调组由国家科技图书文献中心、中国科学院文献情报中心、中国国家图书馆、中国科技信息研究所、中国高等教育文献保障系统管理中心的负责人组成，负责项目实施中的组织和协调，邀请组成总项目组，协助项目批准部门对整个项目进行管理和验收，组织和协调项目研究成果的推广应用，组织和协调研究活动与成果的宣传和交流，并协调与其它相关标准规范领域的关系。

　　1.3 项目实行课题制，项目负责人全面负责项目的技术工作和计划的组织实施。组成《我国数字图书馆标准规范建设》总项目组，全面负责组织整个项目的研究工作，规划和协调各子项目的研究工作，评估和审查子项目工作组提交的工作文件，规划和协调各子项目研究成果的试验和应用，协调监督数字图书馆标准规范的开放建设机制，协调监督数字图书馆标准规范建设的开放发布、登记和交流平台，组织项目研究成果的宣传和开放交流。

　　1.4 子项目工作组将根据本项目的实际研究内容组成，共计10个子项目工作组，每个工作组有召集单位和副召集单位各一个，有一定数量的其它成员单位（数量视子项目工作任务性质和工作量而定）。召集单位、副召集单位和成员单位都称为成员单位，成员单位将参加子项目的具体研究任务，拥有表决权。子项目工作组可吸收其他单位（包括有关厂家）作为观察员参加，观察员单位一般不参加子项目研究工作，没有表决权，但可以参加工作组召集的会议，参与开放试验。子项目工作组将按照项目整体计划，设计和编制子项目的研究计划、预算、实施方案；组织和协调工作组内各成员单位的研究工作，完成项目研究成果；参与整个项目的交流与发布，协助其它相关子项目的研究；组织子项目内阶段性成果的审核评估，协助总项目组组织对本子项目成果的审核；与总项目组一起，共同开展本项目的推广应用工作。

2．总项目组和子项目组成

　　2.1 总项目成员必须是实际从事数字图书馆标准规范研究、具有高级职称、在项目执行期间保证研究时间投入、具体承担项目研究任务的专家。总项目组组成人员为组长、各副组长和各子项目组组长。为保证代表性和公正性，任何单位参加总项目的成员中只能有一个作为该单位正式代表，参加表决时一个单位只有一票表决权。

　　2.2 总项目组各个成员地位一律平等，总项目组对项目进行中的有关问题通过充分讨论取得共识，并以会议纪要形式予以明确。对于正式工作文件（见第4条），采用表决方式，参加表决人员为总项目组组成人员的三分之二以上（含三分之二），经参加表决人员中三分之二以上（含三分之二）同意后生效。

　　2.3 如果总项目组中任何成员因故长期外出（三个月及以上）不能参加项目研究，该成员或其所在单位应提前通知项目协调组，可由原单位推荐人选、经项目协调组同意后替换。如果总项目组中任何成员没有事先通知就长期外出不能参加项目研究，或在没有长期外出情况下连续两次不参加总项目会议，或者在半年之内三次缺席总项目组会议，或者不能完成所承担的研究工作，应取消其总项目成员资格。

　　2.4 子项目的召集单位和副召集单位由项目协调组确定。子项目召集单位和副召集单位必须填写《子项目成员单位申请书》，承担相应的责任，履行相应的义务，并实际负责组织管理子项目研究工作。召集单位和副召集单位必须指派实际从事数字图书馆标准规范研究、具有高级职称、在项目执行期间保证研究时间投入、具体承担项目研究任务的人员作为子项目工作组组长和副组长。子项目召集单位必须指定专门人员担任子项目组秘书。

　　2.5 子项目的成员单位由子项目召集单位和副召集单位协商提名并邀请。所有希望作为成员单位参加子项目工作组的单位必须填写《子项目成员单位申请表》，经总项目组审查同意后作为子项目工作组正式成员参加工作。

　　2.6 子项目成员单位必须指派数字图书馆标准规范的技术专家参加子项目组的实际研究工作，参加人员应保证有足够的时间完成工作组分配的任务。成员单位必须从参加人员中指派一名作为正式代表，代表该单位行使有关职责。每个成员单位只拥有一票表决权。经召集单位同意，成员单位还可指派其他人员列席子项目工作组相关会议。必要时，子项目工作组可以组成若干个任务组，具体负责或承担对某个方面的具体研究任务。

　　2.7 子项目工作组各个成员地位一律平等，工作组对项目进行中的有关问题通过充分讨论取得共识，并以会议纪要形式予以明确。对于正式工作文件（见第3条），采用表决方式，参加表决人员为总项目组组成人员的三分之二以上（含三分之二），经参加表决人员中三分之二以上（含三分之二）同意后生效。如果子项目组工作组在讨论表决正式工作文件时无法形成三分之二多数，应将工作文件交总项目组裁定。

　　2.8 子项目工作组任何成员单位的正式代表因故长期外出（三个月及以上）不能参加项目研究，该成员单位应提前通知项目协调组，可由原单位推荐人选、经项目协调组同意后替换。如果成员单位正式代表没有事先通知就长期外出不能参加项目研究，或者正式代表连续两次不参加子项目组会议，或者正式代表在半年之内三次缺席子项目会议，视为自动放弃工作组成员资格。如果召集单位自动放弃工作组成员资格、或者未能按期按质履行项目召集单位职责，由项目协调组重新决定召集单位，并追回已经下拨的研究经费。如果其他正式成员单位自动放弃成员资格，由召集单位视情况提议增补成员单位，由项目协调组同意后补入。

　　2.9 所有参加总项目组和子项目工作组的成员单位都应该遵守开放、联合和共享原则，遵照规定程序，履行开放建设义务，公布研究、试验和应用成果，承担公共服务义务。所有成员单位都应按照规定途径提交、登记和发布项目建设成果，未经项目协调组批准，不得自行发布标准规范制定信息，严禁进行新闻和商业抄作，否则取消其成员单位资格。

3．项目研究程序

　　3.1 子项目工作组将根据本子项目任务提出《研究任务工作方案》（Research Activity Plan，以下简称《方案》），详细阐述本子项目的目标、内容、阶段性任务、预期阶段性成果形式及预期完成、总体技术线路、具体执行计划、子项目工作组工作划分等。《方案》经总项目组批准后，成为子项目的指导文件。

　　3.2 子项目工作组根据《方案》，可以针对本子项目内容提出相应的技术报告（Technical Reports），对相关领域的发展趋势、关键问题与核心技术、研发技术线路等提出系统和可靠的分析，为标准规范的研究奠定可靠的基础。

　　3.3 子项目工作组在相关技术报告的基础上为标准规范及其应用工具的实际编制制定《需求说明》（Statement of Requirements），明确阐述将要研究编制的标准规范或相关应用工具所必须达到的目标、功能要求和性能要求。《需求说明》经子项目工作组表决通过后，作为对标准规范或相关工具进行研究、编制或开发、以及评估的基本依据。

　　3.4 子项目工作组根据《方案》和《需求说明》，公开征询建议草案（Open Call for Proposals）。我国所有法人和个人均可提交建议草案（Proposal Draft）。草案提交者拥有所提交草案的署名权，但放弃对该草案内容的其他著作权。总项目组和子项目工作组承诺对提交草案进行公开登记，对允许公开发布的草案予以公开发布，保护提交草案者的合法权利。

　　3.5 子项目工作组对建议草案进行审查，可对草案进行修改，或者选择合适单位重新编制，提出子项目工作组的工作草案（Working Draft），在数字图书馆领域和相关领域征求意见，也可以提交公开质询。子项目工作组根据反馈意见修改建议草案，经子项目工作组表决通过和总项目组批准后，成为正式草案（Formal Draft）。

　　3.6 子项目工作组根据开放试验的要求，制定《正式草案试验要求》，对试验目的、试验内容、试验结果及其评估方式、试验期限、试验单位责任与义务等具体要求做出说明。子项目工作组可公开征询开放试验单位（Open Call for Participation），也可以邀请有关单位参加开放试验。所有参加开放试验的单位都必须做出公开性承诺，及时通过总项目网站公布研究计划（包括试验内容、试验环境、预计进度、预计成果等）和各种试验报告，提供可靠的公共反馈机制。

　　3.7 子项目工作组评估开放试验结果，修改形成试验标准（Draft Standard），经子项目工作组表决通过和总项目组批准后，进行规模试用。子项目工作组可公开征询试用单位（Open Call for Participation），也可以邀请有关单位参加试用。所有参加试用的单位都必须做出公开性承诺，及时通过总项目网站公布试用计划（包括试验内容、试验环境、预计进度、预计成果等）和相关试用报告，提供可靠的公共反馈机制。

　　3.8 子项目工作组评估公开试用结果，修改形成推荐标准（Recommended Standard），经子项目工作组表决通过和总项目组批准后，正式推荐给国家标准化管理机构申请国家或行业标准。子项目工作组根据推荐标准制定《符合性要求》（Conformance requirements），对软件或硬件系统符合推荐标准的方式、程度和考核方式等进行说明，经子项目工作组表决通过和总项目组批准后进行公布。

　　3.9 研究内容为非标准规范性质的子项目工作组应参照上述规定制定自己的《方案》，并对研究程序进行详细说明。

4．项目报告与交流

　　4.1 总项目组负责制定和监督管理整个项目建设中的项目报告和交流。

　　4.2 标准规范开放建设机制子项目工作组在总项目组的监督下建设和运行项目网站，承担项目信息发布和交流的责任。

　　4.3 总项目组至少每两个月召开一次会议，对项目重大问题和关键技术等进行决策。总项目组会议应形成详细纪要，发送项目主管机关、项目协调组和各个子项目工作组，并在项目网站上发布。总项目组在召开会议前应事先通知协调组和项目主管机关，以便它们在自己认为合适的情况下参加总项目组会议。

　　4.4 各个子项目工作组至少每月召开一次会议，对子项目工作进行研究部署和检查。子项目工作组会议应形成详细纪要，发送总项目组和其他子项目工作组，并在项目网站上发布。子项目组在召开会议前应事先通知总项目组和协调组，以便它们在自己认为合适的情况下参加子项目组会议。

　　4.5 各个子项目的《方案》、技术报告、《需求说明》、工作草案、正式草案、正式草案试验要求、试验标准、推荐标准、符合性要求，以及公开征集到的提交者愿意公布的建议草案，都应通过项目网站进行正式公布。总项目和各个子项目的其他工作文件和研究成果也应通过项目网站予以公布。

　　4.6 子项目工作文件和研究成果通过项目网站登记后，方被视为正式提交总项目组。项目网站建立明确的登记和发布规则，并通过适当技术措施保护各个工作组和参加单位的知识产权。

　　4.7 总项目组应指定专门人员负责监督、协调项目报告与交流事宜，接收和管理各个子项目组提交的工作文件。开放建设子项目工作组应指定专门人员负责管理项目网站和实际进行登记与发布。各个子项目工作组应指定专门的秘书，负责整理保管本工作组文件、向总项目组提交文件、向项目网站提交和发布文件，以及与总项目组和其他子项目工作组进行联系。

　　4.8 项目网站还应建立公共邮件列表、项目邮件列表和各个子项目邮件列表，供项目参加人员和有兴趣的单位与人员进行交流。

5．项目经费管理

　　5.1 按照科技部有关规定，项目经费拨到项目第一承担单位中国科技信息研究所，由项目协调组总体管理。

　　5.2 各个子项目工作组的经费，由项目协调组按照5.3条规定拨付到子项目召集单位，召集单位根据子项目工作任务分工情况将经费拨付到子项目的各个成员单位。

　　5.3 各个子项目工作组必须在提出《方案》的同时向项目协调组提交子项目工作进度以及相应的经费拨付计划，明确说明各个阶段性工作任务、各自执行时间、各自考核成果形式和考核指标、按工作任务及其完成时间所需的经费数额。子项目组可根据实际工作任务确定时间单元，但最长单元不超过半年。在《方案》及其经费拨付计划经总项目组批准后，子项目工作组向项目协调组申请拨付当前时间单元工作任务所需经费，项目协调组按照经费拨付计划拨付当前时间单元的经费；在当前时间单元规定工作任务完成、经过总项目组审核通过、并在项目网站公布后，项目协调组再拨付下一时间单元的经费，依此类推。当前时间单元工作任务没有通过总项目组审核的子项目工作组，停止拨付下个时间单元的经费，必要时追回已拨付的经费。延误完成超过一个月，将从子项目工作组下一时间单元应拨款项中扣除10%，依此类推。

　　5.4 子项目工作组在提交经费拨付申请时，应明确说明各个成员单位的工作任务分配和相应的经费分配数额。

　　5.5 总项目承担单位和子项目召集单位不能收取项目经费管理费，总项目和子项目本身的管理与协调费用应该在经费预算中明确列出。

　　5.6 项目协调组、总项目组、各个子项目工作组和所有项目参加单位必须严格遵守科技部、财政部《中央级科研院所科技基础性工作专项资金管理暂行办法》的规定，保证资金用于项目工作，保证资金的使用效益，保持完整的项目经费开支记录，自觉接受有关管理部门和审计部门的监督检查。

6．成果管理

　　6.1 项目研究成果的知识产权属国家所有。项目的所有正式草案、试验标准、推荐标准、符合性要求均以总项目组名义署名，实际参加编制单位和人员在文件中注明；各个子项目工作组的其它研究成果和正式文件，均以子项目工作组名义署名，实际参加编制单位和人员在文件中注明。由本项目资助、作为本项目研究成果的论文、报告和文件，应在内容中明确标注项目类别"科技部科技基础性工作专项资金重大项目"、项目名称《我国数字图书馆标准规范建设》、子项目组名称等，如实列举参加工作的实际研究人员。在学术媒体发表成果时应注明"得到科技基础性工作专项资金重大项目《我国数字图书馆标准规范建设》项目资助"。

　　6.2 总项目组和各个子项目组的各种公告、文件和研究成果，均应在得到批准后通过规定的渠道发布，任何个人或单位不得擅自发布。

7．其它

　　7.1 本条例内容在"数字图书馆标准规范开放建设机制"子项目提出的《我国数字图书馆标准规范开放建设工作程序》经过总项目组批准之前有效。

　　7.2 本条例由项目协调组负责解释。